ネットワーク上のワードファイルで差し込み印刷エラーが出てしまった場合の対処方法

ネットワーク上にあるワードファイルの差し込み印刷をする際、差し込み元のエクセルファイルの移動などが原因で「見つかりません」というエラーが出ることがあります。

このような場合では、移動したファイルの場所を指定して使えるようになっても、一度閉じると次に開いた時にまた同じような状況になることがあります。これは差し込み印刷をしている差し込み先のワードファイルに何も変更がない場合は、ワードへの設定保存がなされないということが原因となっています。

今回はその解決方法を順を追ってご説明したいと思います。

差し込み印刷時のデータベースエラーの直し方

▼差し込み印刷が設定されたワードファイルを開くとまず以下のようなダイアログが表示されますので、「はい」をクリック。
データベースの挿入

▼差し込み印刷に関連するファイルの移動などでエラーがでちゃった。
エラー発生

とりあえず「OK」ボタンを押します。

▼データリンクプロパティ画面が表示されますので、キャンセルを押します。
データリンクプロパティ

▼エラーが表示されますので、「OK」をクリック
データベースエンジンエラー

▼次の画面で「データファイルの検索」をクリック
ファイルが見つかりません

▼データファイルの選択画面で現在の差し込み元のエクセルファイルのパスとファイル名を入力し、「開く」をクリックします。
データファイルの選択

※ファイルのパス(場所)がよくわからない場合は一度ネットワークから該当のファイルを探してエクスプローラーの上部に表示されるアドレスバーをコピーして入力するようにしてください。

ちなみにWindows7ではアドレスバーのフォルダアイコンをクリックすることでファイルのパスが表示されるようになります。

▼テーブルの選択画面で「OK」をクリックする。
テーブルの選択

以上でデータソースへの接続の設定が完了しましたが、最後にもう一つやっておくことがあります。

データソースの設定後に必ずやっておくこと!

どんなことでも良いのですが、必ず差し込み印刷を設定したワードファイルに何らかの変更を加えておくようにしましょう。

この記事の冒頭でもご説明しましたが、差し込み先のワードファイルに何も変更がない場合は、ワードへの設定変更が保存されません。スペース一つでもいいのであまり影響のないところに入力してファイルを保存するようにしてください。

なお、このとき加えた変更は、ファイル保存後再度ファイルを開いて、エラーメッセージが出なくなったことを確認したら修正するようにしてください。

この、最後の手順のセーブ前のワードファイルの内容変更を忘れると、いつまでたっても次に開くときにエラーメッセージが表示されてしまうので、忘れないようにやっておきましょう。

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