ワードやエクセルに含まれる個人情報を削除するには?

ワードやエクセルで作成するファイルには本人が知らない間にいろいろな情報がくっついています。内部的にファイルを使うだけなら良いのですが、仕事上の取引相手に送ったり、一般向けに配布したりする場合はあまり具合が良くありません。

▼個人情報(メタデータ)を残したままのファイルの危険性

先方から送られてきたWordファイルの作成者欄に、送信者とは別の名前があった──同じ会社だったらまだしも別の会社の知らない人だったら気持ち悪い。メタデータ、削除してますか?

研修で教えてくれない!:第16回「Wordファイル作成者が丸見え──メタデータも削除した?」 – ITmedia Biz.ID

 今日はこの個人情報を削除する方法をご紹介したいと思います。

エクセルやワードのファイルのプロパティから作成者などを削除する

まず、エクセルを例にとってご説明します。

ファイル上で右クリックしてショートカットメニューを表示させプロパティをクリックする。
1ファイルのプロパティ

プロパティの詳細タブの一番下にある「プロパティや個人情報を削除」をクリック。
2エクセルプロパティの詳細タブ

OKボタンをクリックしてすべてのプロパティを削除。
3プロパティの削除

※チェックボックスをチェックして個別に削除する項目を選ぶこともできます。

削除後のプロパティの詳細
4個人情報削除後のプロパティ

エクセルやワードのドキュメントの削除機能を使って個人情報を削除する

ワードを例にとってご説明します。

ワードのオプションボタンをクリック
5ワードのオプションボタン

配布準備からドキュメント検査をクリック
6メニュー→ドキュメント検査

ドキュメント検査の画面で検査ボタンをクリック
7ドキュメント検査

検査後の画面で削除できる項目には削除ボタンが表示されるので、「すべて削除」をクリック
8ドキュメント検査後

削除後の画面
9すべて削除後

なお、上記のドキュメント削除をしたファイルはセキュリティセンターのプライバシーオプション中の設定が常に個人情報を削除する設定になりますので、一度ドキュメント削除をしたファイルはその後保存を繰り返しても個人情報は保存されなくなります。
10ワードのオプション

11常に個人情報を削除する設定

ちなみに、ドキュメント削除を実施していないファイルは下記のように項目がグレーアウトされています。12ドキュメント検査前は設定項目がグレーアウト

オフィスのユーザー設定を削除する

最後になりましたが、オプションの基本設定でMicrosoft Officeのユーザー設定のユーザー名を削除しておくと削除以降はファイルにユーザー名が保存されることはなくなります。ただ、頭文字は削除して保存しても次からはまた復活しますので、気に入らない方はその都度頭文字だけは削除する必要があります。
13ユーザー名と頭文字を削除

複数のオフィスファイルの個人情報(メタデータ)をまとめて削除できるフリーソフト「Metadata Cleaner」

【2013.01.29追記】
個別でファイルごとにメタデータを削除することが面倒な方向けに、こんな便利なフリーソフトもあります。

Microsoft Officeで作ったエクセルやワード、パワーポイントのファイルのプロパティを見ると、ファイルの作成者や前回の編集者、会社名、コンテンツの作成日時、前回保存日時などがメタデータとして保存されているのがわかります。このデータを一発で削除できるフリーソフトが「Metadata Cleaner」です。Windows XP、Vista、7、8で起動可能となっています。

Excel、Word、PowerPointで保存されるメタデータをまとめて削除できるフリーソフト「Metadata Cleaner」 – GIGAZINE

この「Metadata Cleaner」を使えば個人情報を削除したいファイルをフォルダにまとめておくだけで、フォルダ内のファイルのメタデータを一括で削除してくれます。超便利。

▼個人情報削除に関するマイクロソフトの参考サイト

文書のコピーを第三者に配布する場合は、個人情報や隠し情報をその文書に含める必要が本当にあるのかどうかを十分に検討することをお勧めします。第三者に配布する前に、文書およびそのファイル プロパティから除外したほうがよい情報もあるでしょう。

個人情報や隠し情報を削除する – Word – Microsoft Office

隠しデータ削除ツール アドインは、Microsoft Office プログラムでドキュメントを表示したときに、通常は表示されない個人データや非表示のデータを削除するためのツールです。

Office 2003 および Office XP 用隠しデータ削除ツール

▼そのほかの参考サイト

■ Office文書には、普段は見えない状態で作成者や会社名などプライバシー情報が記録されることがある。
■ 組織外に文書を送付する場合、こうしたプライバシー情報が文書に残っていると出所が明らかになるなど不都合が生じることがある。
■ Office XP/2003では「隠しデータ削除ツール」をインストールするとプライバシー情報を容易に削除できる。Office 2007では標準機能で削除できる。

Office文書ファイルに含まれているプライバシー情報を削除する - @IT

WordなどのOffice文書の場合、ファイルを作成した際に自動的に保存されるため、この中に個人情報が入っていることに気がつかないことも多いようです。個人情報が入ったままのファイルをそのまま幅広く配布したりすると、個人情報を自ら流出させていることと同様になってしまいます。
幅広く外部に配布するファイルからは、個人情報を削除した状態で保存するようにしておきましょう。

Wordから個人情報を削除する | コラム | インターネット・セキュリティ・ナレッジ|インターネットセキュリティに関するポータルサイト

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